En la actualidad, todos sabemos que vulnerar la Ley Orgánica de Protección de Datos y Derechos Digitales es un delito grave. Sin embargo, conocer las iniciativas y los mecanismos disponibles para garantizar su cumplimiento no está tan claro como parece, especialmente en algunos sectores profesionales.
Que las inmobiliarias cumplan con esta ley no es solo una obligación, sino que, por encima de todo, es una muestra de respeto a sus clientes y de profesionalidad laboral. Por eso hoy queremos explicar cómo cumplimos con la legislación vigente en esta materia en las oficinas de nuestra agencia inmobiliaria en Oviedo, Gijón y Llanera.
¿Las agencias inmobiliarias deben cumplir con la legislación sobre protección de datos?
Pues evidentemente así es, como ocurre en toda empresa de ámbito público o privado en la que se registren datos personales de clientes, trabajadores o proveedores.
La transformación digital fue un proceso en el que las agencias inmobiliarias fueron pioneras, disponiendo de bases de datos digitales y CRM propios en los que se recogen datos tanto de los clientes como de los trabajadores que las integran. Por eso, en tanto que en las agencias inmobiliarias se recopilan y almacenan datos de índole personal que, en algunos casos, pueden ser utilizados con fines comerciales, es necesario cumplir escrupulosamente la LOPD-GDD.
Es obligatorio adaptarse a esta normativa y proteger cualquier dato personal en el sentido más amplio: DNI, nombre, apellidos, teléfono, correo electrónico… Pero también gustos, preferencias, rango salarial, si se buscan inmuebles para alquiler de una horquilla de precio, si se va a solicitar financiación hipotecaria para comprar y a qué entidad…
Pero, ¿cómo se protegen esos datos?
Mecanismos de protección de datos en las agencias inmobiliarias
Existen una serie de mecanismos o acciones básicas para garantizar la protección y correcto uso de los datos de las personas que acuden a una agencia inmobiliaria. A continuación te enumeramos los principales:
1.- Elaborar un registro de actividades de tratamiento:
Las agencias inmobiliarias deben contar con un documento escrito en el que se detallen cuáles son los datos que recaban y almacenan, con qué finalidad, si se utilizan para realizar estudios demográficos… El documento debe actualizarse diariamente. Aunque realmente es obligatorio para empresas de más de 250 empleados, si se trabajan con muchos datos, y ante la duda, mejor elaborarlo.
2.- Garantizar la protección de datos de terceros:
Una agencia inmobiliaria tiene proveedores (desde una empresa informática a una asesoría fiscal) que también pueden entrar en contacto con datos personales de sus clientes. Por ello deben firmar un contrato con los responsables de protección de datos de esas otras terceras empresas para garantizar que protegerán la información de sus clientes.
3.- Incorporar textos legales a la web:
Otro de los mecanismos que cumplimos en RK Iglesias es contar con información en nuestra web sobre nuestra propia normativa de protección de datos. En todas las webs se recogen datos a través de formularios y hay que incluir una política de privacidad muy detallada que explique a los usuarios qué va a ocurrir con esos datos que voluntariamente introducen al rellenar un cuestionario, realizar una consulta…
4.- Elaborar un consentimiento que deben firmar los clientes:
El consentimiento del tratamiento de los datos por parte de la agencia tiene que ser expreso, sin casillas marcadas por defecto ni con acciones que se dan por hecho. Por ello, tanto en la página web como en documentos impresos con los que trabajamos contamos con una casilla que los usuarios deben marcar para expresar de manera explícita el consentimiento de uso de sus datos que vamos a dar como agencia inmobiliaria.
5.- Firmar una cláusula de confidencialidad por parte de los empleados:
Por último, los empleados de una agencia inmobiliaria deben firmar un documento en el que conste una cláusula de confidencialidad para evitar que revelen datos personales de los clientes o proveedores, algo que los empleados deben comprometerse a cumplir.
6.- Comunicar los problemas de seguridad:
Y ya como caso excepcional, ante un fallo de seguridad en el sistema informático, robo de datos, de documentación física… como agencia inmobiliaria tenemos la obligación de notificarlo a la Agencia Española de Protección de Datos así como a las propias personas afectadas. Todo ello en un plazo límite de 72 horas desde que se produce la incidencia.
Si necesitas más información al respecto, en las oficinas de RK Iglesias, agencia inmobiliaria en Oviedo, Gijón y Llanera estaremos encantados de poder ayudarte.
